Privatlivspolitik for Dansk Milsim Forenin

[Dato for seneste ændring i privatlivspolitikken 1/7-18]

Dansk Milsim Forenings dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Dansk Milsim Forening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Anders Holbek

Adresse: Bårupvej 12, 4360

CVR:37429570

Telefonnr.: 21 27 85 91

Mail: kasserer@airsoftlive.dk

Website: milsim.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger:

  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, fødselsdato, e-mailadresse, Telefonnummer (I forbindelse ved deltagelse i arrangementer)

• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  • Ingen

    Oplysninger om Arrangører & Bestyrelse:

• Almindelige personoplysninger:

  • Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse

  • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  • Ingen

    3) Eksterne Kontaktpersoner i andre organisationer (Herunder Offentlige myndigheder)

– Almindelige personoplysninger:

Kontaktoplysninger som navn, arbejdsadresse, telefonnummer og e-mailadresse

Her indsamler vi oplysninger fra

Vi indsamler kun oplysninger fra dig af.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

• Behandling efter lovkrav

• Behandling med samtykke

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering

• Som led i foreningens skydeaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

• Administration af din relation til os

  Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere/arrangører:

• Håndtering af arrangørers og ledernes hverv og pligter i foreningen

• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

• Opfyldelse af lovkrav

• Udbetaling godtgørelser, refusioner og lignende

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:²

• Udøvelse af aktiviteter, herunder udfærdigelse af Gruppeopsætninger, Fraktioner m.v.

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

• Afholdelse af sociale arrangementer, skydeaktiviteter samt andre aktiviteter

• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen

• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Landsforeningen Bifrost i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med indberetning af medlemstal til DUF

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene

• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med skydeaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse til relevante organisationer. Eksempelvis kan vi give en deltagerliste til forsvaret, ved afholdelse i deres terræner.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til [5 år] efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til [5 år] efter dit virke er ophørt

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

• Retten til indsigt i egne personoplysninger

• Retten til berigtigelse

• Retten til sletning

• Retten til begrænsning af behandling

• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

————————————————-

Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Dansk Milsim Forening

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en forening i medfør af persondataforordningen. Foreninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer), jf. Vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger, udgivet af DIF og DGI.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:

[Dansk Milsim Forening, Odense, CVR 37429570]

Data for seneste ajourføring af dokumentet: ??-??/2018

Kontaktperson for databeskyttelse i foreningen?	Kontaktoplysninger på navngivne personer.	Følgende medlemmer: Anders Holbek Bårupvej 12, 4360 Kr. E. Tlf. 21 27 85 91
Hvad er formålene med behandlingen?	Der skal være en beskrivelse af behandlingsformålene. Formålet med behandlingerne i foreningen oplistes i overordnende kategorier.	Varetagelse af medlemsforhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til Landsforeningen Bifrost Refusion af udlæg
Hvilke personoplysninger behandler vi?	Her bør oplistes de i foreningen behandlede personoplysninger.	Almindelige personoplysninger: a. Navn b.[Mailadresse] c. Adresse d. Første 6 cifre af CPR-nummer e. Kontonummer på arrangører f. Telefonnummer i forbindelse til arrangementer Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Ingen
Hvem behandler vi oplysninger om?	De forskellige typer af registrerede personer, hvorom der behandles personoplysninger.	Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer: Medlemmer Kontaktpersoner hos andre organisationer (herunder offentlige myndigheder)
Hvem videregives oplysningerne til?	Oplistning af eventuelle modtagere af foreningens oplysninger, samt hvilke oplysninger der videregives og i hvilke tilfælde. Hvis oplysninger ikke videregives, angives dette.	Almindelige personoplysninger om medlemmer videregives til Landsforeningen Bifrost, når vi en gang om året skal indberette medlemstal
Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?	Der bør være en angivelse af hvilke oplysninger, der skal slettes og hvornår.	Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til [5 år] efter tilhørsforholdets ophør. Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt. Kontonummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i [5 år] fra regnskabsårets udløb
Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?	Her skal så vidt muligt laves en generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder en beskrivelse af måden oplysningerne registreres.	Vi opbevarer alle personoplysninger i foreningen hos Dataansvarlige På Billetto.dk´s server som sletter automatisk efter 5år. Nemtilmeld.dk`s server gemmer oplysninger i 2år.Og regnskabsmæssige lister 5 år. Kasseren i foreningen, låst inde.
Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?	Hvordan opdager, rapporterer og undersøger vi brud på persondatasikkerheden? F.eks. ved hackerangreb. Hvordan vurderer vi, hvor alvorligt bruddet er?	Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet. Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.
Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?	Ved erhvervelse af et nyt IT-system eller ved ændringer på det nuværende, tænker vi databeskyttelse med ind. Vi er opmærksomme på, at systemet gerne må bidrage til: At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt. At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt. At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.	Vores IT-system kan følgende: Billetto.dk & Nemtilmelds server sletter lister automatisk efter 5år